Définition de l'externalisation

Externalisation, infogérance, sous-traitance, ou leurs équivalents anglo-saxon: outsourcing, facilities management, quel que soit le vocable utilisé, l'opération d'externalisation a toujours la même finalité: confier à un spécialiste extérieur la gestion d'une activité. C'est un transfert stable et durable, décidé la plupart du temps au sein d’une démarche stratégique, d’un processus interne à un prestataire externe doté d'une entité juridique distincte.

L’externalisation doit être envisagée comme une approche dans la durée, qui requiert la mise en place de relations de partenariat. Lors d’un contrat d’externalisation, l’entreprise délègue la maîtrise d’œuvre mais conserve la maîtrise d’ouvrage. L’engagement du prestataire porte essentiellement sur des résultats et non sur une simple fourniture de moyens.

Après avoir été circonscrite principalement aux services généraux de l'entreprise (nettoyage, restauration, gardiennage, accueil-réception, ...), l'externalisation s'est élargie à des fonctions complètes de l'entreprise. L'externalisation s'étend aujourd'hui aux fonctions informatique, ressources humaines, paie, comptable, marketing, juridiques ou financières. Les fonctions liées à la technologie (Informatique et télécommunications) ainsi que les fonctions "administratives et financières", seront sans aucun doute, les deux catégories les plus externalisées à l'avenir.

Les facteurs qui contribuent au recours à l’externalisation peuvent être classés en plusieurs domaines d’importance variable souvent fortement imbriqués entre eux : le recentrage stratégique, la réduction des coûts, la qualité du service fourni, etc.

Le recentrage sur le métier de base

Selon cette vision du management, l’entreprise doit se focaliser sur les seuls domaines où elle excelle. Il convient de placer l’entreprise dans la perspective du client final pour qui ne compterait que les biens ou les services et non l’organisation de l’entreprise. En concentrant les investissements et les ressources sur quelques domaines spécifiques, l’entreprise éviterait ainsi le risque de dispersion, donc d’inefficacité. Dans cette optique , les entreprises se concentrent de plus en plus sur ce qui constitue le "noyau dur" de leur activité, et ce n'est que dans ce cadre qu'elles engagent du personnel fixe. Toutes les autres fonctions sont confiées à des tiers.

La réduction des coûts

L’objectif de réduction des coûts fait bien souvent figure de principal facteur déclencheur de la démarche d’externalisation au sein d'une organisation. Cette réduction des coûts peut notamment s’expliquer par la capacité du prestataire à lisser sur l’année les périodes de pointe grâce à la diversité de sa clientèle, de façon à éviter, à la différence des organisations qui réalisent en interne, le sur-dimensionnement de l'infrastructure.

Une meilleure qualité de service

Si l’externalisateur est à même de proposer une prestation identique à un coût inférieur, il est aisé d’imaginer qu’il peut également proposer, à budget constant, une prestation de qualité supérieure. Le prestataire, constamment au fait des derniers avancements de la technologie, bénéficie, grâce à la multiplicité des clients traités d’une diversité d’expériences qui vient enrichir naturellement son savoir-faire, dans des proportions qui demeurent difficilement accessibles à un service interne.

Autres avantages:

• Adaptation aux fluctuations de volumes et de délais
• Compétences maintenues au meilleure niveau
• Meilleure gestion des effectifs
• Transformation des coûts fixes en coûts variables
• Choix de sous-traitants adaptés
• Meilleure capacité d'innovation
• Réduction des investissements
• etc...

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